ビジネスメールは、ちょっとした工夫や、当たり前のことを心がけるだけで読みやすく、伝わりやすい文章になります。それと同時に、顧客の印象もよくなるでしょう。今回は、ビジネスマン必見の、“上手なビジネスメールの書き方”について説明します。
まず、結論から入る
理想のメール。それは、はじめの1行で何が言いたいのかが分かるメールです。何を伝えたくてメールを送ったのか、1行目で明確に伝わる様、書き出しは結論から入ることがベストです。最初に結論をもってくれば、その後の内容もスムーズに理解できるでしょう。書く人にとっても、説明が容易になるはずです。
読みやすく工夫する
文章の分かりやすさはもちろん、見た目でも見やすいメール文を心がけて下さい。ポイントは“改行”と“箇条書き”です。1行は20～30文字書いたら折り返す様にしましょう。句読点や、意味が通るところで上手く行を切り替える様にして下さい。さらに、文章内容のかわるタイミングや、3～5行ごとに1行の空白を入れる様にするとさらに見やすくなります。
文例
いつもお世話になっております。
電話代行ドットコムの○○でございます。
先日はサービス内容のご相談ありがとうございました。
早速ですが、案内パンフレットをご送付いたしますので、
目を通していただき、ご検討いただければ幸いでございます。
箇条書きも、見やすい文章のスタンダードです。情報や確認事項を整理したいとき、箇条書きで表記すると分かりやすいです。
説明会のご案内
- 日時：9月10日・午前10時～
- 場所：5階会議室
- 持参：ノート・ボールペン・飲み物持参OK
箇条書きは簡潔で読みやすく、情報の整理にも役立ちます。伝えたい内容が煩雑になるときは、過剰書きを活用する様にしましょう。
敬語は多用しない
丁寧にしようと意識しすぎるあまり、敬語を多用してしまうと、分かりにくい、くどい文章になってしまいます。丁寧さより分かりやすさを重視するのがビジネスメールの基本と心得て下さい。
敬語でよく使われる「いただく」。これを減らすだけでもだいぶスッキリします。「いただく」を使わないとぞんざいな印象を与えてしまう場合は、「いたす」など、他の敬語でカバーする様にしましょう。ビジネスメールは“分かりやすく”が大切。この1点を意識するだけで、あなたのメールはかなり進化するでしょう。
