ビジネスメールは、いくつかのパーツで構成されます。つまり「差出人」「件名」「署名」「本文」という様に、どれかの要素が不十分であれば、そのビジネスメールは失格といえるでしょう。迷惑をかけないためにも、ビジネスメールの基本的なスタイルはおさえておきたいものです。

差出人は「会社名」＋「氏名」で

メールの差出人欄は、何を入れていますか？プライベートのメールであれば、ここが名前だけだったり、ニックネームだったりしても構いませんが、会社の○○として差し出すメールであれば、氏名の前に会社名を明記するのが基本なのはいうまでもないでしょう。

その中で「部署名を入れている」という方もいるかもしれません。しかし、会社名が分かれば、相手にはどこの誰からメールが来たのか判別できるはずです。「会社名」＋「部署名」＋「氏名」では長くなります。また、「部署名」＋「氏名」では、どこの会社の人だか分かりません。やはり、「会社名」＋「氏名」がもっとも妥当な差出人名でしょう。

署名には、名刺情報をすべて書く

ビジネスメールでは、署名もおろそかにしてはいけません。署名に書かれている情報は、いろいろなケースで使用されるからです。例えば、会社宛に郵便物を送りたかったり、会社情報を詳しく知りたくてURLを知りたかったりすれば、署名欄にその情報があれば役に立つのではないでしょうか？つまり、署名は単に基本情報を記載するだけでなく、顧客や取引先のことも考えた気配りも大切なのです。

「署名は名刺と同じ」と考える様にして、署名欄には名刺に載っている情報すべてを記載する様にしましょう。

署名は「社内用」と「社外用」に分ける

署名は「社外用」と「社内用」の2つのテンプレートがあると便利です。お客様相手に使用するメールの署名には、会社名や氏名に加え、住所やURL、あるいは近況や最新情報など、ざまざまな情報が記入されているでしょう。それを社内用に使うのは、あまり適切ではありません。社内用の署名はシンプルに「部署名」「内線番号」「氏名」があれば済むので、ぜひ使い分ける様にして下さい。

メールの型をしっかりおさえることもビジネスマナーのひとつ。基本をマスターして、会社の信頼を損なわない様にしましょう。